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河南中医学院学生档案管理规定
2014-03-04 22:06  xsc

第一章 总 则

第一条 为使我校学生档案管理规范有序,保证学生档案材料齐全完整,为有关单位了解学生情况和选拔人才提供可靠依据,根据《中华人民共和国档案法》、《干部档案工作条理》和《河南省大中专毕业生档案管理若干规定》等文件,制订本规定。

第二条 学生档案材料的收集归档,要本着实事求是的原则,着重收集反映学生在校期间的政治思想、品德作风、学习情况、学识水平、综合素质等内容的纸质材料,并进行整理、规范,使其真实、完整。

第三条 学生档案材料形成部门和管理部门,必须认真贯彻国家有关法律、法规和组织人事工作的政策、规定。收集归档工作受国家有关法律、法规的保护和监督。

第四条 本规定适用于我校普通本、专科学生,学生档案的主管部门是招生就业处。

第二章 档案材料收集范围

第五条 新生档案材料主要内容:

(1)准考证、录取通知书;

(2)高考成绩单、志愿书、体检表(高考、入学)、高中阶段登记表(全国普通高等院校招生考试);

第六条 在校生档案材料内容:

(1)学生入学登记表(学校自制);

(2)学年鉴定表;

(3)党团组织材料(入党、团申请书、志愿书、思想汇报、重点培养对象材料等);

(4)社会实践活动登记表;

(5)在校期间奖励和惩处;

(6)学生在校期间参加各种社会实践活动,获得的考评证书及学校证明;

(7)出席团代会、党代会登记表;

(8)意外死亡学生的生平介绍及死亡调查表;

(9)其他可供参考的有保存价值的材料。

第七条 毕业生档案材料内容

(1)入学和在校期间应归档的材料;

(2)普通高等学校毕业生登记表;

(3)在校各科成绩表(包括毕业论文);

(4)毕业体检表;

(5)奖励材料(省优秀毕业生审批表等材料);

(6)普通高等学校毕业生就业报到通知书;

(7)其它可供组织参考有保存价值的材料。

第三章 建立、收集、查阅档案方法

第八条 学校在新生资格审查中要审核其档案,审核合格后,新生档案由招生就业处协调各院(部),按照新生档案材料内容要求收集、登记、整理,材料不齐全的应要求生源地招办补齐,特殊情况应由当事人或部门写出情况说明,并由个人、辅导员签名,加盖院(部)公章存入个人档案;

第九条 新生入学三个月后,各院(部)提供学生名单、按学号顺序整理新生档案,交学生档案管理部门保管,并办理交接手续;

第十条 学生毕业前的档案材料由各院(部)按照第六条、第七条的规定收集整理,缺失应补齐;

第十一条 学生毕业时,各院(部)将学生在校期间的档案材料收集整理后按学号顺序交学生档案管理部门归档;

第十二条 查阅学生档案须经学生所在院(部)领导批准,学生档案室管理部门同意,根据需要可提供部分或全部档案材料;

第十三条 学生档案一般由学生所在院(部)党总支和行政办公室以及学生辅导员查阅,如确系工作需要,校内其他党政部门经同意也可查阅,个人及学生不得要求查阅学生档案;

第十四条 学校以外单位需查阅学生档案,须持有单位所在地县、团级以上组织、人事部门查阅档案介绍信,经主管领导同意后方可查阅;

第十五条 学生档案原则上不准借出,如工作确实需要,须经学生档案室上级主管领导批准方可借出,但不准转借,不准带出校外。借出的档案一般应当天归还,超过规定时间要向学生档案室提前说明,并办理续借手续。但节假日要及时归还,防止丢失。如有遗失、污损,要立即报告,及时追查处理,承担责任。查借档案,应自觉遵守保密制度,未经管理员同意,不得摘抄、复制、涂改、随便拆卷,要保证档案的完整与清洁。

第四章 归档要求

第十六条 归档材料必须是办理完毕的正式材料。材料应完整、齐全、真实、文字清楚、对象明确,由承办部门或个人署名,注明形成材料的时间。

第十七条 归档的材料中,凡规定由组织审查盖章的须有组织盖章,规定要同本人见面的(如审查结论、复查结论、处分决定或意见、组织鉴定等),一般应有本人的签字。特殊情况下,本人见面后未签字的可由组织注明。

第十八条 学生档案材料的载体一般应使用16开规格的办公用纸,材料左边应留出2-2.5厘米的装订边。文字须是铅印、打印或用蓝黑墨水、碳素墨水、墨汁书写,不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水及纯蓝墨水和复写纸书写。除电传材料需复印存档外,一般不得用复印件代替原件存档。

第五章 档案转递

第十九条 学生毕业时,档案管理部门按照规定时间及时将学生档案转递派遣地或工作单位,不得留存学校。

第二十条 档案材料的转递必须通过机要邮寄或派专人送取,原则上不准自带。

第二十一条 毕业生档案要有档案清单,毕业生档案转出时学校要再次审核,必须保证档案完整齐全,一般情况下,不得扣留材料或分批转出。

第二十二条 转递毕业生档案必须按“河南中医学院学生档案转递通知单”的项目详细登记,严密包封,档案回执要及时粘贴在“河南中医学院学生档案转递存根”上以备查,档案存根要长期保存,实行交接工作制。

第二十三条 对无学籍学生的档案管理:根据国家教育部颁发的《普通高校学生管理规定》,退学学生按学校规定限期办理离校手续,档案退回其家庭户籍所在地;意外死亡学生的档案,根据学生家长的要求可转回家庭户籍所在地,也可继续保留学校,存入遗留档案专柜,按规定处理。

第六章 监督管理

第二十四条 为加强对学生档案材料收集归档工作的监督和检查,各院(部)每年度要对学生的归档材料进行收集、整理、清点,并及时向学生档案管理部门通报,学生档案管理部门要及时解决归档中的问题。

第二十五条 学生档案要按照国家标准的档案存放环境,由专人负责、专柜存放。做好学生档案的防火、防盗、防潮工作,保证档案安全。

第二十六条 档案管理人员要忠于职守、熟悉业务、掌握政策、认真鉴别、严格把关、保守秘密、积极主动、认真负责地做好学生档案管理工作。对违反规定,涂改、伪造学生档案材料的要追究责任,严肃查处。

第七章 附则

第二十七条 本规定自发文之日起施行。本规定由学校招生就业处负责解释。

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